ハートフル・パートナーズ 介護・福祉 AI×BPO 事務代行サービス
介護・福祉事業者向け · AI×BPO 事務代行

事務を、手放す。
本業に、全集中する。

ケア記録・レセプト請求・シフト作成・電話対応・採用事務——
「やらなければならないけれど、自分でやる必要はない仕事」を、AIとBPOで代行します。
あなたの課題に合わせて、必要な業務だけを柔軟にお任せください。

📋 ケア記録・報告書 🧾 レセプト・請求業務 📅 シフト管理 📞 電話・問合せ対応 👤 採用初期対応
サービス内容を見る ↓

費用は一切かかりません。必要な業務だけを選んで依頼できます。

30%
介護職員の勤務時間に占める
事務・記録業務の割合(推計)
6
「書類・記録業務が多すぎる」
と回答した介護職員の割合
5領域
代行できる事務業務の領域数
必要なものだけ組み合わせ可能
A/B
既存スタッフを活かす方式・
フル外注方式を選択できます

The Problem

事務が「経営の時間」を奪っている

管理者・経営者が事務に追われる時間は、そのまま「戦略・ケアの質・採用・利用者対応」から奪われた時間です。

記録・書類に追われて現場を見られない

ケア記録・月次報告・各種書類の作成に毎日時間を取られ、スタッフの状況把握や利用者対応が後手に回る。

請求・レセプトのミスが怖くて手が離せない

介護報酬の請求業務はミスが許されない。専任担当がいない小規模事業所では、管理者が毎月抱えることになる。

「採用したいのに手が回らない」の悪循環

人手不足で採用したいが、採用業務を進める時間がない。応募者への返信が遅れてそのまま離脱——の繰り返し。

30%
介護職員の勤務時間の約3割が事務作業。この時間をケアに向けるだけで、現場の質は変わります。
経営
管理者・経営者の「事務時間」は戦略時間の喪失。外注できる業務は外注し、本来の仕事に集中を。

Implementation Pattern

既存スタッフの体制に合わせて、
2つの進め方があります

「AIを入れたらスタッフが不要になるのでは」という不安はよく聞かれます。どちらのパターンも、既存スタッフを大切にしながら進めます。

Pattern A

担当スタッフを活かしながら、
AIがアシスタントになる

専任担当者がいる事業所向け。AIが「補助」に入り、担当者の判断・権限はそのまま維持。
  • 担当者はこれまで通りの役割を継続
  • AIがエラー検知・ドラフト作成・確認作業を代行
  • 担当者は「判断・承認・例外対応」に集中できる
  • スタッフの不安なく、段階的に効率化を進められる
  • 業務量が多い繁忙期だけBPOが応援に入る設計も可能
Pattern B

専任担当がいない業務を
BPOがまるごと引き受ける

「担当者がいない」「一人に負荷が集中している」事業所向け。業務ごと外注する。
  • 担当者不在の業務をBPOが全面代行
  • AIと人の組み合わせでミス・抜けを最小化
  • 管理者・経営者が業務から完全に解放される
  • 専任採用コストより低コストで専門対応が可能
  • 業務量の増減に応じて柔軟にスケールアップ可能
どちらのパターンが合うか分からない場合も、無料相談でお聞きします。 業務の現状・スタッフの体制・既存システムを伺ったうえで、最適な進め方をご提案します。パターンAとBを業務ごとに組み合わせることも可能です。

Focus Scenarios

事務を手放したあと、
あなたは何に集中しますか?

課題は事業者によって違います。「本業に集中できる」の意味も、それぞれです。

🏥
Case A · 訪問介護
管理者が記録とシフトに追われている
今の状態 毎日の訪問記録の入力確認とシフト調整で、管理者の午前中が消える。スタッフのフォローや新規利用者の対応が常に後手に回る。
事務を手放すと 記録のドラフト作成をAIが担い、シフトの下書きはBPOが対応。管理者はスタッフの個別指導と新規受け入れ対応に集中できる。
活用サービス:01 記録 + 03 シフト
🏢
Case B · デイサービス
請求業務を施設長が一人で抱えている
今の状態 専任の事務員がおらず、施設長が月末の請求業務を抱える。ミスへの不安から毎月大きな負担になっており、現場に入れない。
事務を手放すと レセプト業務をBPOが全面代行。施設長は利用者・ご家族との関係構築と、未取得加算の整備に本腰を入れられる。
活用サービス:02 レセプト + 04 電話
📈
Case C · 複数施設の経営者
事業拡大を考えているが管理業務に追われる
今の状態 複数拠点の請求・シフト・採用事務を本部が担っており、経営者は日々の管理業務の確認・対応に追われ、戦略的な意思決定の時間がない。
事務を手放すと 定型業務はBPOに一括委託。経営者は新規事業の検討・金融機関との交渉・地域連携の構築に集中できる体制になる。
活用サービス:02 + 03 + 05 を複数拠点で
👥
Case D · 採用難の事業所
応募が来ても対応が遅れて候補者が消える
今の状態 採用したいが、日中の業務が忙しく応募者への返信が翌日以降になる。その間に辞退されるケースが相次ぎ、採用活動が空回りしている。
事務を手放すと 応募受付・日程調整をBPOが即日対応。管理者は面接・採用判断・オンボーディングに注力でき、採用効率が大幅に向上する。
活用サービス:04 電話 + 05 採用対応

How to Start

進め方。
まず1つの業務から試せます。

1
無料相談(30〜45分)

現状ヒアリング・課題の整理

どの業務が負担になっているか、スタッフ体制・使用システムを伺い、対応できる範囲と進め方をご提案します。

2
試験導入(1〜2業務)

小さく試して、効果を確認する

まず1〜2の業務から着手。現場の負担を確認しながら、「本当に楽になるか」を実感していただきます。

3
定着・研修

スタッフへの説明・運用への組み込み

スタッフへの使い方説明と現場定着をサポート。「使えない」で終わらせない伴走支援を行います。

4
本格展開・継続改善

必要な業務を追加しながら継続

効果が確認できた業務を拡大し、月次レポートで状況を共有しながら継続的に改善します。「ここも頼みたい」に柔軟に対応します。

Free Consultation

どの業務から手放すか、
一緒に考えます

「まだ具体的でなくていい」「何ができるか聞きたいだけ」でも歓迎です。

● 無料 · 30〜45分 · 強引な営業なし

AI×BPO 事務代行 無料相談フォーム

現在の業務の状況をお聞きし、貴事業所に合った代行の進め方をご提案します。

お名前をご入力ください

正しい形式で入力してください

事業所名をご入力ください

お立場をお選びください

事業種別をお選びください

1つ以上お選びください

個人情報の取り扱いについて
利用目的無料相談のご連絡・サービス情報のご案内
管理責任者ハートフルパートナーズ合同会社 代表 森山和哉
保管期間相談終了後3年間(以降は適切に廃棄)
第三者提供いたしません
お問い合わせkazuya.moriyama@heartful-partners.com

同意のチェックをお願いします

通常2営業日以内にご返信。Zoom 30〜45分からお時間をいただきます。

お申し込みありがとうございます

内容を確認のうえ、2営業日以内にご連絡いたします。
まずはZoomで現状をお聞かせください。

FAQ

よくある質問

どの業務から始めればいいか分かりません。
それを一緒に整理するのが無料相談の目的です。「今どの業務に一番時間がかかっているか」「スタッフの負担が集中しているのはどこか」をお聞きし、優先順位をご提案します。まずはどんな状況かを教えてください。
今使っている介護ソフト・システムはそのまま使えますか?
基本的には既存のシステムをそのまま活用します。新しいシステムへの全面移行は必要ありません。現在のソフト・記録方式に合わせて、必要な部分を補完する形でご支援します。お使いのソフト名を教えていただければ、連携・対応の可否をご確認します。
既存スタッフが「仕事を取られる」と不安に思いませんか?
その不安は正当です。Pattern Aでは、担当スタッフの役割・権限を維持しながらAIが「補助」に入る設計のため、スタッフの不安を最小化できます。「AIが判断するのではなく、スタッフが判断しやすくなるためにAIが使われる」という位置づけを現場にも丁寧に説明しながら進めます。
個人情報・利用者データのセキュリティは大丈夫ですか?
セキュリティは最優先事項として設計します。導入にあたっては、貴事業所のセキュリティポリシーに合わせた運用ルール・契約面の整理を行います。詳細は無料相談でご説明します。
1つの業務だけ依頼することもできますか?
もちろんです。「まずレセプト業務だけ」「シフトの下書き作成だけ試したい」というご依頼にも対応しています。1つから始めて、効果を確認しながら必要な業務を追加していく進め方が標準的です。
費用はどのくらいかかりますか?
依頼する業務の種類・範囲・ボリュームによって異なります。無料相談で現状をお聞きし、最適な対応範囲と費用感をご提案します。「まず話を聞いてから判断したい」という段階でのご相談を歓迎します。

Take the First Step

「どの業務を頼めるか」から、
始めていい。

全部決まっていなくていい。「こんな状況なんだけど」から話せます。
費用は一切かかりません。

強引な営業・勧誘は一切しません。

メール: kazuya.moriyama@heartful-partners.com |  公式HP →